Jak wskazano w poprzednich częściach (1 i 2) niniejszego artykułu, brak odpowiedniej dokumentacji zgromadzonej w salonie medycyny estetycznej, skutkować może poważnymi konsekwencjami. W trzeciej części omówiona zostanie m.in. dokumentacja RODO, strony www zgodnej z prawem oraz legalnego konkursu organizowanego na social mediach. Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę?
Polityka prywatności i plików cookies – czyli legalna strona internetowa
Chcąc się wyróżnić z tłumu, salony często decydują się na stworzenie profesjonalnej strony internetowej. Również w takiej sytuacji należy pomyśleć o odpowiedniej dokumentacji prawnej. Polityka prywatności i plików cookies jest w zasadzie obligatoryjna, jeśli chcemy prowadzić legalną stronę www, bowiem ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta nakłada na wszystkich przedsiębiorców szereg obowiązków w związku ze świadczeniem usług na odległość.
Dokumentacja RODO – niezbędnik każdego przedsiębiorcy
Rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych wprowadziło spore zamieszanie wśród przedsiębiorców. Nakłada ono szereg obowiązków na wszystkie osoby, które prowadzą działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki. Administrator danych musi m.in. poinformować podmiot, w jakim celu przetwarza jego dane osobowe, na jakiej podstawie, przez jaki okres, co z tymi danymi robi, kto te dane otrzymuje oraz jakie przysługują mu uprawnienia.
Świadcząc usługi na rzecz konsumentów, trzeba zwrócić szczególną uwagę na przetwarzanie ich danych osobowych. Warto pamiętać, że w odpowiedni sposób należy postępować z danymi osobowymi pracowników, kontrahentów, współpracowników, kandydatów na pracowników, czy też np. uczestników organizowanych przez salon konkursów.
W salonie powinny znaleźć się między innymi następujące dokumenty:
- klauzule informacyjne,
- umowa powierzenia danych osobowych,
- rejestr czynności naruszeń,
- informacje na temat monitoringu wizyjnego – jeśli taki istnieje.
Dokumentacja RODO powinna być dostosowana do specyfiki danego gabinetu.
Instrukcje sanitarne i BHP – podstawa, by działać zgodnie z wymogami sanepidu
Mimo iż nie ma aktualnych przepisów, które nakładałyby na całą branżę beauty jednolitych zasad i procedur działania pod kątem sanitarno-epidemiologicznym, to jednak podczas kontroli z sanepidu w większości przypadków są sprawdzane instrukcje sanitarne oraz BHP, jakie posiada salon.
Warto wprowadzić karty, które będą określały zasady postępowania podczas pracy z określonym sprzętem, a także podstawowe instrukcje zachowywania się w danej sytuacji. W salonie medycyny estetycznej powinny znaleźć się między innymi:
- instrukcja dotycząca mycia i dezynfekcji rąk,
- instrukcja sanitarna dotycząca mycia i dezynfekcji narzędzi,
- instrukcja pierwszej pomocy w nagłych przypadkach zagrażających życiu,
- instrukcja pierwszej pomocy w przypadku utraty przytomności,
- instrukcja postępowania w przypadku powstania pożaru,
- instrukcja ogólna dla wszystkich pracowników,
- instrukcja BHP przy obsłudze ekspresu ciśnieniowego do kawy,
- instrukcja BHP przy obsłudze wielofunkcyjnego fotela kosmetycznego,
- instrukcja BHP przy obsłudze sterylizatora – autoklawu,
- instrukcja BHP przy obsłudze sterylizatora UV.
Instrukcji oraz procedur może być bardzo dużo, w zależności od tego, jakie zabiegi są wykonywane w danym salonie oraz jakie ewentualne zagrożenia mogą się pojawić.
Regulamin konkursu na Facebooku/Instagramie – czyli jak legalnie promować się w mediach społecznościowych
Brak regulaminu oraz dokumentu RODO w przypadku organizowania konkursu może grozić utratą konta oraz wszystkich obserwujących na platformie społecznościowej.
Każdy przedsiębiorca, który chce się rozwijać i poszerzać bazę swoich klientów i kontrahentów, z pewnością aktywnie korzysta z różnego rodzaju narzędzi marketingowych, takich jak: Facebook, Instagram, YouTube, TikTok itd. Niestety, wiele osób zapomina o kwestiach prawnych organizowania takiego rodzaju akcji promocyjnych.
Każda platforma społecznościowa ma swój regulamin, politykę prywatności i określone zasady, których należy przestrzegać, aby można było posiadać konto i możliwość organizowania różnego rodzaju wydarzeń.
W nawiązaniu do powyższego, chcąc zorganizować konkurs w mediach społecznościowych należy stworzyć odrębny dokument RODO oraz odpowiedni regulamin konkursu, który będzie obejmował między innymi:
- postanowienia wymagane przez regulaminy platformy Instagram/Facebook,
- zastrzeżenie o konieczności udzielenia licencji niewyłącznej do wygranego dzieła,
- postanowienia ogólne,
- zasady przeprowadzania konkursu,
- przewidziane nagrody,
- sposób wyłonienia laureata,
- tryb reklamacyjny.
Dołożyliśmy wszelkich starań, aby zawarte w niniejszym artykule informacje były rzetelne oraz kompletne. Należy jednak pamiętać, że nie ponosimy żadnej odpowiedzialności prawnej lub finansowej za mogące się pojawiać błędy, nieścisłości, przeoczenia lub niezgodności.
Niezależnie od powyższego, zamieszczone w artykule fragmenty aktów prawnych nie stanowią źródła prawa – mają pomóc zrozumieć omawianą materię. Jedyne źródło prawa na terenie Rzeczypospolitej Polskiej stanowią akty normatywne ogłaszane w Dzienniku Ustaw i Monitorach Polskich.
Niniejszy artykuł ma charakter tylko i wyłącznie edukacyjny, a zawarte w nim informacje nie odnoszą się do konkretnego stanu faktycznego. Artykuł nie jest świadczeniem pomocy prawnej i nie może za taką zostać uznany. W szczególności nie może on być uznany za poradę prawną, opinię prawną czy chęć jej wyrażenia, wykładnię prawa lub konsultację prawną w jakiejkolwiek sprawie. Autor artykułu nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wyrządzone w związku z zastosowaniem się do prezentowanych treści lub też niezastosowaniem się do nich. Każda sprawa wymaga indywidualnej analizy z uwzględnieniem wszystkich okoliczności faktycznych. Przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji lub działania należy skonsultować się z adwokatem, radcą prawnym lub specjalistą w danej dziedzinie. Stan prawny (Polska) na dzień 24.11.2021r.
Jeżeli chciałabyś skonsultować się z Nami, to napisz na adres: biuro@pcscognito.pl